Accompagnement d'un
Coach Sportif
De
22 minutes
par fiche client
à
zéro
intervention manuelle
Architecture Notion et automatisations pour un coach sportif en ligne qui ne pouvait plus croître sans s'épuiser.
Carte d'identité du projet
Le
contexte
du projet
Outils
Wix (site internet), Notion (gestion clients) & Make (automatisation)
Problématique
processus 100% manuels, croissance impossible en l'état.
Durée
2 à 3 semaines de construction + support et ajustement sur un mois.
Les problèmes de mon client
Comment croître sans
s'épuiser
?
Ce coach sportif propose des accompagnements personnalisés de 12 à 16 semaines.
Chaque nouveau client signifie une fiche à créer manuellement dans Notion (22 minutes à chaque fois). Programmes alimentaires, programmes d'entrainement, bilans avec photos toutes les 2 semaines : tout est géré à la main par l'équipe.
Avec des webinaires réguliers qui génèrent des dizaines d'inscriptions d'un coup, le système ne tient plus.
Impossible de passer de 150 à 2 000 clients sans que l'équipe s'effondre.
Ce que j'ai mis en place
D'un process manuel
à un système
autonome
01
Un espace centralisé
Chaque client dispose d'une fiche complète : profil, objectifs, photos de départ, programmes, bilans et historique.
L'équipe accède à toute l'information en un seul endroit. Plus besoin de naviguer entre Wix, WhatsApp et des fichiers éparpillés.
Des vues filtrées permettent de voir en un clin d'œil les clients actifs, ceux en pause et les anciens clients.
02
L'inscription client entièrement automatisée
Quand un nouveau client remplit son formulaire après paiement, sa fiche se crée automatiquement avec toutes ses informations : nom, âge, objectif, poids de départ et photos initiales.
Avant : 22 minutes de saisie manuelle par client.
Après : zéro intervention.
Lors de leurs webinaires mensuels qui génèrent des dizaines d'inscriptions d'un coup, l'équipe n'a plus rien à faire.
03
Les documents classés automatiquement
À chaque envoi d'un programme alimentaire, d'un programme d'entraînement ou d'une instruction, le document est automatiquement récupéré, identifié (type de document, nom du client) et classé dans la bonne fiche.
Plus de copier-coller, plus d'erreur de classement, même avec des centaines de documents par mois.
04
Un suivi des bilans structuré et sans friction
Toutes les deux semaines, chaque client envoie son bilan : poids, impressions et 3 photos (face, profil, dos).
Un formulaire dédié remplace les messages WhatsApp éparpillés.
Chaque bilan est automatiquement rattaché à la bonne fiche client, dans l'ordre chronologique.
L'équipe voit immédiatement qui a envoyé son bilan et qui est en retard.
05
Un système évolutif qui gère les pauses & renouvellements
Quand un client renouvelle son accompagnement (12 ou 16 semaines), le système crée une nouvelle période distincte.
Bilans, documents et pauses sont historisés séparément pour chaque cycle. Le coach peut comparer la progression entre deux accompagnements.
Et quand un client a besoin de mettre son suivi en pause (vacances, blessure, imprévu), l'équipe l'active en quelques clics. Le système ajuste automatiquement les calculs : semaine en cours, date de fin, état des bilans.
Tout reste cohérent, sans bricolage manuel. Cette évolution a été conçue après la mise en place initiale, sans repartir de zéro (preuve que l'architecture de départ était pensée pour durer).
Les résultats
Avant / Après
De 22 min à 0
pour créer une nouvelle fiche client. Tout a été automatisé.
Rattachement automatique
Classement des documents et des bilans 100% automatique.
Prêt pour grandir
le système est prêt pour 2 000 clients sans recrutement supplémentaire.
Ciao l'administratif
L'équipe se concentre sur le coaching, plus sur l'administratif
L'avis de mon client
La preuve par les
mots
Très bonne collaboration avec Adrien. Il nous a accompagnés sur la structuration et l’optimisation de notre espace Notion, avec une approche claire, efficace et adaptée à nos besoins. Il a su comprendre rapidement notre fonctionnement et proposer des solutions concrètes, notamment grâce à la mise en place d’automatisations qui facilitent réellement notre quotidien. Aujourd’hui, notre organisation est plus structurée et surtout plus simple à utiliser au quotidien. Les échanges ont toujours été fluides, agréables et professionnels. Adrien est impliqué, à l’écoute et soucieux de bien faire les choses. Je recommande sans hésiter.
Le prix
Le
coût
total de ce projet
Le budget total pour ce projet a été d'environ 5 000 € HT.
Ce montant couvre la conception de l'architecture, les automatisations complètes du cycle de vie client, et l'évolution du système pour gérer les renouvellements.
Chaque projet est chiffré sur mesure selon ta situation et tes besoins.